Informationsblatt Hinweisgeberschutz („Whistleblowing“)

Allgemeines und Rechtsgrundlagen

Hinweis: Zur Gewährleistung besserer Lesbarkeit wurden keine geschlechterspezifischen Ausdrücke gewählt, die sich somit auf jedermann in gleicher Art und Weise beziehen.

Auf Grundlage der EU-Whistleblowing-Richtlinie und des neu erlassenen österreichischen Hinweisgeberschutzgesetzes (HSchG) wurde auch bei TOGETHER CCA ein so genanntes Hinweisgebersystem („Whistleblowing-System“) installiert. Das gesetzliche Ziel des Hinweisgebersystems besteht darin, Vorkehrungen gegen allfällige Wirtschaftskriminalität zu treffen, indem Mitarbeitern und anderen geschützten Personen die jederzeitige Möglichkeit zur Meldung von wirtschaftskriminellen Handlungen an eine objektive interne Meldestelle eingeräumt wird.

Das Hinweisgebersystem gilt für Rechtsverstöße in folgenden Bereichen:

• Öffentliches Auftragswesen,
• Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Produktsicherheit und -konformität,
• Verkehrssicherheit,
• Umweltschutz,
• Strahlenschutz und nukleare Sicherheit,
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
• öffentliche Gesundheit,
• Verbraucherschutz,
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
• Verhinderung und Ahndung von Straftaten nach den §§ 302 bis 309 StGB (diverse Korruptionstatbestände)
• Rechtsverletzungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der EU
• Verletzungen von Binnenmarktvorschriften und EU-Wettbewerbsvorschriften sowie der Körperschaftssteuervorschriften.

Was bedeutet „Whistleblowing“?

Die Whistleblowing-Vorschriften bezwecken den Schutz natürlicher Personen, die aufgrund einer beruflichen Verbindung zur TOGETHER CCA Informationen über Rechtsverletzungen erlangt haben (Arbeitnehmer, Bewerber, Praktikanten, Selbstständige, freie Dienstnehmer, Mitglieder von Organen, Eigentümer, Arbeitskräfte von Subunternehmen und Lieferanten), aber etwa auch natürliche Personen, die den Hinweisgeber unterstützen (zB Arbeitskollegen) oder natürliche Personen im Umkreis von Hinweisgebern, die von nachteiligen Folgen betroffen sein könnten.

Whistleblowing dient nicht zur Meldung ungenügender Arbeitsleistung oder zu spät zur Arbeit erscheinender Arbeitskollegen. Weiters fallen auch keine arbeitsrechtlichen Verstöße darunter (wie etwa Lohndumping, Diskriminierung, Mobbing, sexuelle Belästigung, etc), sondern lediglich die Aufdeckung von Wirtschaftskriminalität.

Interne Meldung/Meldestelle

Einlangende Hinweise werden bei der von TOGETHER CCA eingerichteten Whistleblowing-Meldestelle (interne Meldestelle) erfasst und bearbeitet. Hinter der internen Meldestelle stehen stets eingeschulte Personen, die weisungsfrei tätig sind und bei der Bearbeitung von Hinweisen unvoreingenommen und unparteilich vorzugehen haben.

Die interne Meldestelle ist für Mitarbeiter sowie alle anderen geschützten Personen unter der folgenden E-Mail-Adresse erreichbar: hinweisgebung@tis-cca.com

ACHTUNG: Die Meldestelle dient ausschließlich zu den genannten Zwecken, insbesondere zur Meldung strafrechtlich relevanter Sachverhalte und darf keinesfalls für Supportanfragen, Kundenbeschwerden oder Ähnliches in Anspruch genommen werden!

Die Meldung wird verschlüsselt und durch Sicherheitsroutinen gesichert. Die Daten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt, da die Mitteilung nicht zurückverfolgt werden kann. Es müssen zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess persönliche Angaben gemacht werden. Wenn der Meldende anonym bleiben will, gibt dieser keine Daten an, die Rückschlüsse auf seine Person zulassen. Bei der Abgabe von Hinweisen wird durch technische Sicherheitsmaßnahmen die Vertraulichkeit der digitalen Kommunikation gewährleistet.

Die interne Meldestelle unterliegt strengen Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitspflichten in Bezug auf gemeldete Sachverhalte, einschließlich des Schutzes der Identität von Hinweisgebern und aller von Hinweisen betroffenen Personen. Auf die gemeldeten Daten können ausschließlich die befugten Mitarbeiter der internen Meldestelle zugreifen, andere Personen (insbesondere auch die Mitglieder der Geschäftsleitung) sind weder rechtlich befugt, noch steht ihnen der Zugriff offen.

Verfahrensablauf

Die Erstattung der Meldung erfolgt

1. schriftlich an die genannte E-Mail-Adresse,
2. mündlich nach Terminvereinbarung per E-Mail im Rahmen einer physischen Zusammenkunft (auf Ersuchen)

Der Eingang der Meldung wird binnen sieben Tagen schriftlich bestätigt, eine Rückmeldung erfolgt spätestens drei Monate (in hinreichend begründeten Fällen spätestens sechs Monate) nach Eingang der Meldung. Falls erforderlich, kann die Meldestelle um Übermittlung weiterer Informationen bzw Präzisierung der Angaben ersuchen. Erforderlichenfalls werden entsprechende Folgemaßnahmen ergriffen. Anhänge als Beweismittel sind möglich.

Es besteht keine Verpflichtung, anonymen Meldungen nachzugehen. 

Wenn eine Meldung anonym eingebracht wird, ist es uns nicht möglich, den Erhalt dieser Meldung zu bestätigen sowie über die Ergebnisse unserer internen Prüfung und die von uns gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen zu informieren. Wir können auch nicht in Kontakt mit der Person treten, die eine Meldung eingebracht hat, etwa zur Präzisierung der Angaben in der Meldung. Eine anonyme Meldung sowie eine Meldung, die nicht in den Anwendungsbereich der gesetzlichen Grundlagen fällt, werden wir daher im Rahmen unseres internen Beschwerdemanagements bearbeiten.

Externe Meldestelle

Die externe Meldestelle sollte nur dann in Anspruch genommen werden, wenn es über das interne Hinweisgebersystem

• nicht möglich

• nicht zweckentsprechend

• nicht zumutbar ist, einen Hinweis abzugeben, oder

• sich das Prozedere als erfolg- oder aussichtslos erwiesen hat

Grundsätzlich ist das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) als externe Meldestelle vorgesehen und zuständig.

Rechtlicher Schutz vor Benachteiligungen

Personen, die Hinweise einbringen und zum Zeitpunkt der Einbringung auf Basis eines durchschnittlichen Allgemeinwissens (ohne juristische Kenntnisse) berechtigterweise davon ausgehen, dass die von ihnen gegebenen Hinweise

• der Wahrheit entsprechen und

• in den Geltungsbereich des gesetzlichen Hinweisgeberschutzes fallen,

sind – auch wenn die Identität von diesen selbst offengelegt oder aus anderen Gründen bekannt wird – gesetzlich ausdrücklich vor arbeitsrechtlichen Benachteiligungen oder sonstiger Druckausübung geschützt. Demnach ist jegliche Maßnahme (zB Kündigung, Versetzung, negative Leistungsbeurteilung, Nötigung, Mobbing, Diskriminierung, etc), die in Vergeltung eines berechtigten Hinweises erfolgt, verboten. Nicht geschützt ist hingegen die Einbringung von Hinweisen, die offensichtlich falsch oder bewusst unwahr sind.

Strafbestimmungen

Wird eine geschützte Person im Zusammenhang mit einer Hinweisgebung behindert oder zu behindern versucht oder durch mutwillige gerichtliche oder verwaltungsbehördliche Verfahren unter Druck gesetzt oder wird eine Vergeltungsmaßnahme gesetzt oder die Vertraulichkeit verletzt oder wissentlich ein falscher Hinweis abgegeben, liegt eine Verwaltungsübertretung vor (Geldstrafe bis zu EUR 20.000,– sowie auch Schadenersatzforderungen, im Wiederholungsfalls bis zu EUR 40.000,–). Bei der Abgabe von wissentlich unberechtigten Hinweisen können auch arbeitsrechtliche Sanktionen in Betracht gezogen werden.

Datenschutzhinweis

TOGETHER CCA nimmt die Themen Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst und folgt den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzrecht (DSG 2018).

Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlagen

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise auf Korruption und Wirtschaftsdelikte auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist gestützt auf das berechtigte Interesse von TOGETHER CCA an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schäden. Die Rechtsgrundlagen dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO und § 4 Absatz 3 Ziffer 2 Datenschutzgesetz – DSG.

Über das Hinweisgebersystem können auch Hinweise im Sinne der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, („EU-Whistleblowing-Richtlinie“) abgegeben werden. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge der Entgegennahme, Bearbeitung und Verwaltung solcher Hinweise ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.

Verantwortliche Stelle

Für den Datenschutz verantwortlich ist die TOGETHER CCA GmbH, Lassallestraße 9b, 1020 Wien.

Art der erhobenen Daten

Wenn über das System eine Meldung abgeben wird, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

• Identifikations- und Kontaktdaten, sofern diese freiwillig angegeben werden,
• Position im Unternehmen (falls freiwillig angegeben),
• Sachverhaltsdarstellung samt allfälliger zweckdienlicher Unterlagen und
• Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung angeführt werden
  
  

Hinweis zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist freiwillig. Eine Nichtbereitstellung von Informationen hätte zur Folge, dass die Meldung nicht bearbeitet werden kann.

Vertrauliche Behandlung von Meldungen

Eingebrachte personenbezogene Daten und Informationen werden auf einem Mailserver verschlüsselt und passwortgeschützt gespeichert. Die Einsichtnahme in diese Daten ist nur zwei ausdrücklich bestimmten und speziell geschulten Mitarbeitern möglich. Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

Die genannten Mitarbeiter prüfen den Sachverhalt und führen eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch, wenn dies erforderlich ist.

Information der beschuldigten Personen

TOGETHER CCA ist grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, beschuldigte Personen darüber zu informieren, dass wir eine Meldung über sie erhalten haben. Die Information erfolgt, sobald dies die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Die Identität des Hinweisgebers, wenn diese offengelegt wurde, wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offengelegt.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Bearbeitung von Meldungen kann es erforderlich sein, Daten der Meldung an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Dabei werden Daten zu der Person als Hinweisgeber nur dann übermittelt, wenn eine Bearbeitung der Meldung ohne diese Informationen nicht möglich wäre. Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur in dem für den jeweiligen Fall erforderlichen Ausmaß. Dabei achten wir darauf, dass die rechtlichen Bestimmungen für eine Datenweitergabe eingehalten werden.

Jene Personen, die Zugang zu den Daten erhalten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden nach Abschluss der Meldungsbearbeitung für fünf Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht.

Hinweise, die keinen ausreichend begründeten Verdacht einer Rechtsverletzung ergeben und nicht zur Einleitung, Durchführung oder Einstellung eines (Ermittlungs-) Verfahrens geführt haben, werden nach Abschluss der Meldungsbearbeitung für ein Jahr aufbewahrt und anschließend gelöscht.

Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben der Meldende und die in der Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft hinsichtlich der betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Bei Inanspruchnahme dieses Rechts, prüfen wir umgehend, ob und in welchem Umfang die gespeicherten Daten für die Bearbeitung der Meldung noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Falls die Betroffenen der Auffassung sind, dass ihren Rechten hinsichtlich des Datenschutzes nicht oder nicht ausreichend nachgekommen wird, besteht die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde.